Quand envoyer la première relance ?
La règle pratique : dès le lendemain de l'échéance dépassée.
Beaucoup de créanciers attendent. Deux semaines, un mois, parfois plus. C'est une erreur. Plus le temps passe, plus la créance devient difficile à recouvrer. Le débiteur change de coordonnées, ouvre d'autres dettes, perd de vue l'obligation.
Quelques repères utiles :
- J+1 à J+7 : envoi de la première relance amiable (courrier ou email). Le ton est courtois, la facture est rappelée, rien de plus.
- J+15 à J+30 : deuxième relance si pas de réponse. Le ton devient plus ferme. Vous mentionnez les suites possibles.
- J+45 à J+60 : mise en demeure. C'est la dernière étape amiable avant engagement d'une procédure judiciaire ou passage chez un commissaire de justice partenaire.
Ces délais ne sont pas gravés dans le marbre. Un bailleur social peut avoir des process différents d'une TPE. L'essentiel : ne pas laisser traîner sans action.
Les éléments indispensables d'une lettre de relance efficace
Une bonne lettre de relance n'est pas agressive. Elle est claire, précise, et laisse une porte ouverte au règlement amiable. Elle doit contenir :
- L'identité du créancier : raison sociale, adresse, coordonnées
- L'identité du débiteur : nom, adresse complète
- La référence du dossier : numéro de contrat, de facture ou de bail
- Le montant exact dû : principal + éventuels intérêts de retard si applicables
- La date d'échéance initiale : pour ancrer le retard dans les faits
- Un appel à l'action clair : coordonnées pour régler, délai accordé
- La date et la signature
Évitez les formulations ambiguës. "Sauf erreur de notre part" ou "si vous n'avez pas déjà réglé" affaiblissent votre position. Vous savez qu'il n'a pas payé. Dites-le.
Modèle 1 : Première relance amiable (ton courtois)
```
[Nom du créancier]
[Adresse du créancier]
[Code postal, Ville]
[Téléphone] | [Email]
[Ville], le [Date d'envoi]
À l'attention de [Nom du débiteur]
[Adresse du débiteur]
[Code postal, Ville]
Objet : Rappel de paiement : Référence dossier [Référence dossier]
Madame, Monsieur,
Nous avons bien enregistré votre dossier et nous nous permettons de vous rappeler qu'une somme de [Montant] € reste due au titre de [nature de la créance : loyer, facture, prestation...], dont l'échéance était fixée au [Date d'échéance].
Il est possible que ce règlement ait été omis par inadvertance. Nous vous invitons donc à procéder au paiement dans les meilleurs délais, par [mode de paiement : virement / chèque / en ligne...].
Nos coordonnées bancaires :
IBAN : [IBAN]
BIC : [BIC]
Pour tout échange ou question, notre équipe reste disponible au [Téléphone] ou à [Email].
Dans l'attente de votre règlement, nous vous adressons nos cordiales salutations.
[Nom et fonction du signataire]
[Nom du créancier]
```
Modèle 2 : Deuxième relance (ton ferme)
```
[Nom du créancier]
[Adresse du créancier]
[Code postal, Ville]
[Téléphone] | [Email]
[Ville], le [Date d'envoi]
À l'attention de [Nom du débiteur]
[Adresse du débiteur]
[Code postal, Ville]
Objet : Deuxième rappel : Impayé [Référence dossier] : [Montant] €
Madame, Monsieur,
Malgré notre courrier du [Date de la première relance], nous n'avons pas reçu de règlement de la somme de [Montant] €, due au titre de [nature de la créance], échue le [Date d'échéance].
Nous vous demandons de régulariser cette situation dans un délai de 15 jours à compter de la réception de ce courrier.
Passé ce délai, sans accord de votre part, nous serons contraints d'engager les démarches nécessaires pour recouvrer cette créance, ce qui pourrait entraîner des frais supplémentaires à votre charge.
Si vous faites face à des difficultés financières passagères, nous vous invitons à nous contacter rapidement afin d'envisager un échéancier de paiement.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Nom et fonction du signataire]
[Nom du créancier]
```
Modèle 3 : Mise en demeure avant passage judiciaire
```
[Nom du créancier]
[Adresse du créancier]
[Code postal, Ville]
[Téléphone] | [Email]
[Ville], le [Date d'envoi]
Envoi en lettre recommandée avec accusé de réception
À l'attention de [Nom du débiteur]
[Adresse du débiteur]
[Code postal, Ville]
MISE EN DEMEURE
Objet : Mise en demeure de payer : Référence [Référence dossier] : [Montant] €
Madame, Monsieur,
Nos courriers des [Date première relance] et [Date deuxième relance] sont restés sans suite.
Nous vous mettons en demeure, par le présent courrier, de régler sans délai la somme de [Montant] €, correspondant à [nature de la créance], dont l'échéance était fixée au [Date d'échéance].
Vous disposez d'un délai de 8 jours à compter de la réception de cette lettre pour procéder au règlement intégral.
À défaut, nous transmettrons ce dossier à nos commissaires de justice partenaires pour engagement d'une procédure de recouvrement judiciaire. Les frais de procédure seront mis à votre charge conformément aux dispositions légales en vigueur.
Nous vous rappelons que les intérêts de retard courent depuis le [Date d'échéance] au taux légal en vigueur.
[Nom et fonction du signataire]
[Nom du créancier]
Pièces jointes : copies des relances précédentes, copie de la facture/contrat [Référence]
```
Cette mise en demeure doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception. Elle constitue un acte juridique qui fait courir les intérêts moratoires et atteste de la bonne foi du créancier en cas de procédure ultérieure.
Modèle 4 : Relance email
Objet : [Référence dossier] : Règlement en attente : [Montant] €
```
Bonjour [Prénom],
Je me permets de revenir vers vous concernant la facture n°[Numéro de facture], d'un montant de [Montant] €, dont l'échéance était fixée au [Date d'échéance].
Cette somme n'a pas encore été créditée sur notre compte.
Pouvez-vous confirmer la date à laquelle vous pensez procéder au règlement ? Si vous rencontrez une difficulté, je reste disponible pour en discuter.
Pour rappel, voici nos coordonnées de paiement :
IBAN : [IBAN]
BIC : [BIC]
Référence à mentionner : [Référence dossier]
Dans l'attente de votre retour,
[Prénom Nom]
[Poste]
[Nom du créancier]
[Téléphone direct]
```
L'email de relance est efficace pour les petites créances ou les débiteurs habituellement réactifs. Il présente l'avantage d'être rapide, traçable et d'ouvrir facilement un échange. Conservez toujours une copie dans votre dossier.
Modèle 5 : SMS de relance court
```
[Nom du créancier] : un règlement de [Montant]€ (réf. [Référence]) est en attente depuis le [Date d'échéance]. Merci de régulariser ou de nous contacter au [Téléphone]. Répondre STOP pour ne plus recevoir ce message.
```
Le SMS de relance est réservé aux créances de faible montant et aux débiteurs qui ne répondent pas aux emails. Il doit rester factuel et inclure une mention STOP conformément à la réglementation. Ne pas l'utiliser seul : il complète une séquence de relance, il ne la remplace pas.
Automatiser ses relances : comment les créanciers professionnels gagnent du temps
Envoyer ces courriers manuellement, dossier par dossier, c'est viable jusqu'à un certain volume. Au-delà d'une cinquantaine de créances actives, la gestion devient un vrai problème opérationnel.
Les bailleurs sociaux, les administrateurs de biens, les opérateurs télécom et les TPE/PME qui gèrent des impayés en nombre ont tous le même besoin : déclencher les relances automatiquement, au bon moment, avec le bon ton, sans mobiliser une personne à plein temps.
C'est précisément ce que Solden permet. Notre plateforme SaaS envoie les relances en marque blanche : au nom du créancier, dans son identité visuelle : en suivant des scénarios paramétrables selon le type de débiteur, le montant, et l'historique de règlement. Les lettres, emails et SMS s'enchaînent automatiquement. Le créancier suit l'avancement depuis son tableau de bord.
Pour les dossiers qui ne se règlent pas à l'amiable, Solden s'articule directement avec notre réseau de commissaires de justice partenaires : sans rupture dans le traitement du dossier.
Si vous gérez plus de 50 créances par mois, demandez une démonstration pour voir comment Solden s'intègre à votre process existant.